Как подготовить вебинар

Правильная подготовка вебинара — это не просто настройка оборудования и выбор образа для спикера. Это целый комплекс действий, от которых зависит, сколько людей примет участие в онлайн-мероприятии, понравится ли им выступление, захотят ли они повторить этот опыт. Расскажем подробно, как подготовить и провести вебинар, чтобы отдача от встречи была максимальной.

Разработка лендинга

Лендинг — это сайт-одностраничник, где размещена вся информация о вебинаре. Чем лучше составлен лендинг, тем больше людей заинтересуются мероприятием и оставят заявку на участие. Цель лендинга — убедить потенциального клиента в ценности предстоящей онлайн-встречи.

Лендинг состоит из нескольких экранов. Каждый блок должен нести пользу, отвечать на вопросы и закрывать возражения. Разберем по отдельности особенности каждого экрана.

Заголовок, подзаголовок, логотип

Задача заголовка — за пару секунд настолько заинтересовать пользователя, чтобы тот перешел к следующим страницам и в итоге дошел до формы регистрации. Заголовок должен быть убедительным и полезным. Разрешено использовать триггеры: слова, вызывающие эмоции и побуждающие совершить действие.

Подзаголовок. В 2-3 предложениях нужно раскрыть суть заголовка и объяснить, что клиент получит от мероприятия.

Логотип. Если у компании есть фирменный логотип, желательно разместить его рядом с заголовком и подзаголовком: это повысит узнаваемость бренда. В остальных случаях можно добавить ассоциативную картинку или фото спикера (лицо реального эксперта как правило вызывает доверие у аудитории).

Целевая аудитория

Участнику важно понять, что мероприятие создано именно для него, и онлайн-встреча позволит прокачать профессиональные навыки. Один из вариантов помочь аудитории в этом убедиться — перечислить списком конкретные названия специальностей, которым будет полезен вебинар.

УТП (уникальное торговое предложение)

В этом блоке организатор вебинара объясняет, почему его продукт лучше других. Преимущества перечисляют кратко. Можно добавить цифры статистики: она всегда действует убедительно. Если среди действующих клиентов уже есть крупные компании или известные личности, обязательно стоит их упомянуть.

Информация о спикерах

На экране размещают фото спикеров с именами и регалиями. Чем подробнее рассказать об опыте специалиста, тем охотнее пользователь пойдет на онлайн-мероприятие. Не нужно делиться подробностями частной жизни (возраст, семейное положение, количество детей). Клиенту важно знать, что умеет спикер и чему он может научить.

Программа вебинара

В этом блоке перечисляют выгоды для клиента. Важно не просто рассказать, о чем будет говорить спикер. Необходимо объяснить, какую пользу от этой информации получит участник.

Кнопки действия

Задача лендинга вебинара — побудить пользователя оставить заявку на участие или сразу зарегистрироваться. Для удобства создают специальную кнопку. Достаточно одного клика, чтобы система перенаправила клиента на страницу регистрации. Кнопка должна быть яркой, а текст на ней — простым и недвусмысленным.

Допустимо разместить на лендинге несколько таких кнопок: на первом экране, в середине и в последнем блоке.

Форма захвата контактов

Обычно это последний экран лендинга. Цель — получить телефон и адрес электронной почты клиента, чтобы в будущем делать рассылку или обзвон с рекламными предложениями. Пользователь охотнее оставит нужные данные, если в обмен предложить ему выгоду: бесплатный гайд по курсу, доступ к одному из видео-уроков, скидку на продукт.

Как создать лендинг

Для создания лендингов есть множество бесплатных и платных сервисов. Предусмотрены специальные программы-конструкторы: Tilda, Site123, Ucraft. Кроме того, лендинг можно сразу сделать на той же вебинарной платформе, где будет проходить онлайн-мероприятие. К примеру, на сайте mts-link.ru есть готовые шаблоны лендингов. Предлагаем краткую инструкцию, как подготовиться к вебинару и создать бесплатный лендинг на платформе Вебинары от МТС Линк:

1. Откройте личный кабинет.
2. Создайте мероприятие.
3. Заполните шаблон: укажите название, составьте описание, добавьте информацию о спикере, настройте фон.
4. Добавьте участников вручную или разошлите ссылку на вебинар.
5. Сохраните изменения.

Подготовку к вебинару нужно начинать за 7-14 дней до запланированной даты онлайн-встречи. Этого времени достаточно, чтобы у пользователя возник и сохранился интерес к мероприятию. Если оповестить аудиторию за 3-4 месяца, участники успеют забыть, зачем им этот вебинар, да и потребности могут измениться. Разместив информацию о вебинаре слишком поздно, организатор рискует не набрать достаточное число участников.

Как увеличить конверсию лендинга

Увеличить конверсию помогут:

• Реальные отзывы с именами и фотографиями.
• Трейлер предстоящего вебинара или видеозапись прошлых мероприятий с выжимкой из самых ярких моментов.
• Бонусы за регистрацию и участие.

Дизайн лендинга должен быть оформлен в едином стиле: простом и понятном для восприятия. Избегайте чересчур ярких, кричащих оттенков и слишком контрастных картинок: они могут вызвать раздражение и усталость глаз. Из-за дискомфорта пользователь постарается быстрее закрыть страницу.

Привлечение участников

Вы придумали тему вебинара, составили план выступления и назначили дату? Остается привлечь участников. Как это сделать, — зависит от формата мероприятия. Если вы проводите обучение внутри компании или организуете мастер-класс для конкретных людей, то заранее знаете список участников. Привлечь их к онлайн-встрече можно следующими способами:

• Отправить приглашение каждому участнику по электронной почте.
• Воспользоваться специальной функцией на платформе, где будет проходить мероприятие. На всех площадках есть опция «Пригласить участника из списка контактов» (название может отличаться, но смысл один).
• Разместить ссылку на вебинар в отдельный чат, в котором участвуют все нужные пользователи.

А как организовать проведение вебинаров для открытой аудитории? К примеру, когда речь идет о бесплатном уроке для начинающих инвесторов. Чем больше людей соберется на онлайн-встрече, тем лучше для автора курса: он привлечет больше потенциальных клиентов, которые смогут купить платную версию курсов. Для таких случаев предусмотрены специальные методы привлечения участников:

• Если у организатора уже есть готовая база с e-mail или телефонами целевой аудитории, можно воспользоваться одним из сервисов рассылок и разослать приглашения пользователям. К таким программам относят: SendPulse, UniSender, GetResponse. Сервисы помогут отследить конверсию: информация пригодится для последующих мероприятий.
• Реклама в тематической рассылке. Выберите готовую, подходящую по теме рассылку и свяжитесь с автором. Попросите разместить анонс онлайн-встречи и ссылку на лендинг (безвозмездно или за деньги). Главное, чтобы ваши аудитории совпадали.
• Пост-объявление в личном блоге. Информацию увидят только подписчики страницы.
• Бонус за репост. Можно пойти дальше и предложить подписчикам сделать репост записи: тогда охват увеличится в несколько раз. В качестве приза обычно выступает продукт компании или бесплатное место на курсе.
• Пост в раскрученном паблике. Бывает, что к рекламе привлекают блогеров с большой аудиторией. За определенную плату эксперт рассказывает на своей странице о мероприятии и размещает ссылку на лендинг. Некоторые блогеры удаляют пост через 1-2 дня, другие оставляют навсегда. В этом случае важно не ошибиться с целевой аудиторией. Организатору курсов для IT-специалистов ни к чему рекламировать свой вебинар на странице блогера, снимающего забавные видеоролики, рассчитанные на подростков.
• Приглашение на вебинар известного спикера. Если в рекламе будет известное имя, мероприятие соберет намного больше участников, желающих услышать мнение профессионала по тому или иному вопросу.
• Размещение информации на тематических форумах. Можно вставить объявление в активно обсуждаемую ветку. Важно, чтобы пост не противоречил правилам ресурса, иначе модераторы удалят рекламу, а ее создателя забанят. Еще один вариант — создать отдельную тему, посвященную предстоящему вебинару. В этом случае придется потратить время и силы, чтобы привлечь участников к обсуждению.

Количество участников вебинара ограничено возможностями площадки, где проводится мероприятие. Есть платформы, позволяющие собрать несколько тысяч человек в режиме онлайн.

Мы пользовались другой вебинарной площадкой, пока не столкнулись с ограничением по количеству участников. В то время Вебинары от МТС Линк обновили платформу, сделали редизайн и добавили больше полезных функций, а главное — сделали возможным подключение до 10’000 пользователей, поэтому переход стал обоснованным решением

Автор

Мы пользовались другой вебинарной ...

Тестирование площадки и репетиции

Примерно за неделю до вебинара нужно проверить оборудование, протестировать площадку и провести репетицию мероприятия. Есть сервисы, которые позволяют выйти в эфир без использования специальных устройств: достаточно смартфона с хорошей камерой и микрофоном. Также желательно использовать штатив. Но такой вариант подходит лишь для небольших мероприятий, где выступает один спикер. Если речь идет о масштабном вебинаре с несколькими спикерами, придется оснастить конференц-зал профессиональной камерой, спикерфонами, LED-панелью для презентаций.

Платформу рекомендуется выбрать заранее, чтобы заблаговременно ознакомиться с ее функционалом и научиться ориентироваться в опциях. Есть полностью бесплатные сервисы (Звонки ВКонтакте, Яндекс Телемост, видеозвонки от Mail.ru). Есть платформы с бесплатным тестовым периодом (Вебинары от МТС Линк, TrueConf, Pruffme). На некоторых площадках онлайн-мероприятия создают индивидуально, под конкретные запросы клиента (самый дорогой вариант). К таким сервисам относят Vinteo, Deep Platform). Также существует и достаточное количество платных площадок.

Даже когда платформа хорошо знакома, репетицию все равно нужно проводить перед каждым выходом в эфир. Разработчики могут обновить программу и внести изменения в привычный интерфейс. Если об этом не знать заранее, во время трансляции могут случиться накладки.

Чек-лист по проверке оборудования перед конференцией:

• Запустите платформу.
• Включите тестовый режим и начните видеоконференцию.
• Активируйте демонстрацию экрана, напишите в чат, отправьте любой файл собеседникам.
• Проверьте работу микрофона. Убедитесь, что голос звучит четко, нет эха и шума на фоне.
• Оцените картинку. Желательно проводить вебинар в светлом помещении, на однотонном фоне. Спикер не должен сливаться с обстановкой, желательно выбрать одежду контрастных оттенков.

Стабильный сигнал интернета — обязательное условие. На случай форс-мажора во время вебинара держите смартфон под рукой: его можно использовать в качестве модема, если сеть wi-fi даст сбой.

Перечитайте план выступления. Перепроверьте факты и цифры. Прочитайте текст вслух перед камерой. Важно, чтобы речь не звучала монотонно: следите за интонацией. Пересмотрите видео. Вы увидите, каких жестов или слов-паразитов стоит избегать.

Заранее подготовьте несколько приемов, которыми будете удерживать внимание аудитории. Это могут быть вопросы, предполагающие короткие ответы в чате, тесты, опросы, голосования.

Если в мероприятии предусмотрено выступление нескольких спикеров, необходимо всем предварительно созвониться через платформу. Для подстраховки создают чат в любом мессенджере: это нужно, чтобы оперативно обмениваться сообщениями друг с другом. Также требуется договориться о тайминге и о том, как будет переходить слово от одного оратора к другому. Чем масштабнее онлайн-встреча, тем больше вопросов может поступать в чат. Следует назначить ответственного за этот момент: он будет оперативно отвечать аудитории на простые вопросы, а самые сложные и интересные отбирать и передавать спикеру.

Настройка трансляции и ретрансляции

Как подготовить вебинар, чтобы он прошел без технических заминок? Для этого особое внимание нужно уделить настройке трансляции и ретрансляции: ее проводят за час-два до старта онлайн-мероприятия. Пошаговая инструкция:

• Зайдите на платформу для вебинаров, убедитесь, что выбранный сервис совместим с браузером.
• Закройте вкладки и программы, которые могут тормозить вещание.
• Проверьте камеру, микрофон, наушники.
• Используя ссылку-приглашение, попробуйте присоединиться к встрече с другого гаджета в качестве зрителя.

Настроить ретрансляцию можно через YouTube или любую соцсеть. Есть специальные сервисы, позволяющие транслировать вебинар на других площадках. Одна из таких программ — Restream. Зарегистрируйте личный кабинет на сайте, выберите каналы для рестриминга и после этого можете запустить трансляцию прямого эфира. Перейдите по ссылке с другого гаджета и убедитесь, что попадаете действительно на нужную трансляцию.

За 10 минут до начала эфира зайдите в вебинарную комнату. Там уже могут быть участники. Поздоровайтесь со всеми, проверьте качество связи и сообщите, что встреча начнется точно в назначенное время. Для разминки можно пообщаться со зрителями, которые уже присоединились: например, спросить, из какого они города. Если участники решили присоединиться к вебинару раньше, чем организатор вышел в эфир, то система уведомит о скором начале встречи.

Реклама вебинара

Есть несколько способов, которые помогут разрекламировать предстоящий вебинар и собрать максимальное число участников.

• Таргетинг. Таргетолог собирает целевую аудиторию внутри соцсети (по возрасту, полу, месту проживания, интересам) и показывает ей рекламу предстоящего вебинара. К примеру, психолог решил провести бесплатный онлайн-семинар, посвященный проблемам взаимоотношений родителей и детей-подростков. Тогда целевая аудитория для такого мероприятия — мужчины и женщины 33-50 лет, имеющие детей в возрасте 12-16 лет.
• Ретаргетинг. Когда у организатора вебинара есть собственный сайт, то участников можно привлечь с помощью ретаргетинга. Людям, которые когда-то посещали ресурс, но не совершили целевое действие, будут автоматически показывать рекламу вебинара на тех сайтах, куда они заходят.
• Контекстная реклама. Способ не самый дешевый, но один из наиболее эффективных. Объявления о вебинаре будут видеть те пользователи, которые сами проявляют интерес к данной теме.
• Подкасты и видеоролики. Никаких долгих вступлений: слушатель или зритель должны сразу понять, в чем будет их выгода, если они посетят онлайн-мероприятие. Спикер должен несколько раз повторить, где и когда состоится вебинар, чтобы информация отложилась в памяти потенциальных участников. Ролики и подкасты размещают на собственных сайтах, страницах в соцсетях или покупают рекламу у блогеров, чья ЦА совпадает с аудиторией спикера.

Просто разместить рекламу вебинара недостаточно. Теплую аудиторию (участников, которые прошли регистрацию) важно продолжать подогревать. Для поддержания интереса аудитории используют цепочку писем. С периодичностью в несколько дней будущим участникам отправляют напоминания о предстоящем мероприятии; подробно рассказывают, что будет на вебинаре; приоткрывают «закулисье», чтобы пользователь сразу почувствовал себя частью команды.

Вебинар также продвигают с помощью SEO-оптимизации в поисковых системах. Этот способ подходит тем, у кого есть собственный сайт. Контент необходимо оптимизировать таким образом, чтобы поднять ресурс в выдаче и привлечь больше посетителей. Пользователи, которых интересует тема, заходят на сайт по тому или иному запросу и узнают о вебинаре. Чем больше переходов, тем выше вероятность, что часть посетителей оставит заявку на участие.

Поисковая система определяет соответствие поисковому запросу по Title, Description и заголовку H1. Чтобы узнать, какие запросы чаще всего указывают пользователи, изучите статистику популярных запросов в Яндекс Wordstat, Google Trends или других бесплатных сервисах.

Организатору вебинара необязательно заниматься рекламой и продвижением самостоятельно. Можно воспользоваться услугами СРА-площадок и найти исполнителя, который поможет привлечь внимание к мероприятию. Плюс этого способа в том, что заказчик платит только за результат (нет клиентов — нет оплаты). Стоимость зарегистрированной заявки на участие обговаривают заранее. Вебмастер сам решает, как раскручивать вебинар: через сайт, соцсети, баннерную или тизерную рекламу. Организатор вправе запретить использовать те или иные способы продвижения. К примеру, если он против рассылок по e-mail, то вебмастер не станет прибегать к этому варианту.

Результаты рекламной кампании необходимо анализировать: информация пригодится на будущее. Когда спикер запланирует следующий вебинар, он уже будет знать, какие способы продвижения самые эффективные в его случае.

Подготовка материалов и презентации

Основной способ подачи материала на любом вебинаре — это устное выступление спикера (одного или нескольких). Речь должна быть построена таким образом, чтобы постоянно удерживать внимание участников. Ограничиться устным выступлением можно тогда, когда мероприятие организовано для нескольких человек и занимает не более 20-30 минут. Собеседники выслушивают лектора, задают вопросы, обсуждают наиболее важные моменты.

При проведении масштабных онлайн-мероприятий рекомендуется использовать дополнительные материалы: видеоролики, аудиозаписи, презентации. Они не только помогут поддержать интерес аудитории, но и позволят лучше понять суть доклада (с примерами, таблицами и графиками даже самая сложная тема воспринимается проще).

Картинки

Если спикер планирует использовать в качестве иллюстраций картинки, необходимо подготовить их заранее. Отсутствие авторских фотографий — не проблема. Полезный контент можно набрать на бесплатных стоковых площадках: Unsplash, Pixabay, Pixnio.

Видеоролики и аудиозаписи

Продолжительность ролика не должна превышать 40-60 секунд. Важно, чтобы громкость не заглушала голос спикера. Для монтажа предусмотрены разные программы. Среди них — Adobe Premiere, Sony Vegas, Movavi. Убедитесь, что выбранная платформа для вебинаров поддерживает формат созданного файла.

Таблицы (Excel и Google)

Если без таблицы не обойтись, постарайтесь, чтобы она была не перегружена цифрами. Лучше сделать несколько небольших отдельных файлов, чем представить вниманию аудитории одну объемную таблицу, где будет сложно разобраться в обилии столбцов и строк.

Презентация

Презентация не только иллюстрирует тезисы спикера, но и выступает в качестве подсказки для ведущего. Разберемся, как подготовить информативную и запоминающуюся презентацию для вебинара:

• На первом слайде размещают заголовок: он должен быть ярким и в то же время простым. Кроме заголовка, на странице указывают название вебинара и имя спикера (или спикеров, если выступающих несколько).
• Важно, чтобы порядок слайдов соответствовал сценарию выступления. Если ведущий будет перескакивать с одной темы на другую из-за того, что картинки разместили не по порядку, это вызовет раздражение аудитории.
• Рассчитайте количество слайдов заранее. Каждую минуту на мероприятии должно происходить что-то новое: смена страницы презентации, голосование через платформу, опрос. Эти действия помогут удержать интерес зрителей.
• Не перегружайте слайды сложными формулировками и плохо читаемыми графиками. Для участников такие картинки превратятся в фон и не запомнятся. Короткие предложения, емкие фразы, крупные рисунки — гарантия того, что пользователи сконцентрируют внимание на экране. Если не получается уместить всю информацию, лучше увеличить число слайдов.
• Учтите, что многие пользователи будут смотреть вебинар со смартфона. Попробуйте сами рассмотреть на экране получившиеся слайды. Плохо видно мелкие детали? Лучше изменить стиль или размер шрифта.
• Содержимое презентации не должно полностью повторять текст устного выступления. Это не конспект вебинара, а инструмент для удерживания внимания.
• Не меняйте слайды слишком быстро. Дайте зрителям 40-60 секунд, чтобы они рассмотрели содержимое.
• Поработайте над оформлением. Подберите удобные для восприятия шрифты и оттенки. Покажите презентацию кому-то из коллег или друзей: пусть они оценят, хорошо ли видно текст, не размываются ли буквы, не сливаются ли с фоном, не вызывают ли выбранные цвета раздражение глаз.
• На последнем слайде подведите итог и подтолкните зрителей к финальному шагу: купить продукт или услугу, зарегистрироваться на сайте, подписаться на страницу в соцсетях, пройти обучение. Аудитории нужно напомнить, с какой целью организован вебинар.
• Если на платформе, где будет проходить вебинар, предусмотрено хранилище для файлов, загрузите презентацию туда заранее, до начала мероприятия (такая функция есть у сервиса Вебинары от МТС Линк). Не все площадки поддерживают анимацию (уточните этот нюанс, чтобы во время онлайн-трансляции не случилось неприятного сюрприза).

Платформа Вебинары от МТС Линк позволяет транслировать сразу несколько окон. Зрители могут видеть и презентацию, и лицо спикера одновременно. Это помогает удержать внимание. Если выбранная площадка не оснащена такой функцией, воспользуйтесь программой OBS Studio. Это удобный сервис для захвата изображения и записи трансляции с аудиосопровождением (у него много дополнительных опций, с помощью которых можно сделать вебинар более живым и интересным).