«Зачем нам вебинары?! — С их помощью мы экономим 1,5 млн рублей в год!»
Фонд «ФОКУС-МЕДИА» - некоммерческая организация, которая реализует социальные проекты по всей России на различные темы: от защиты прав ребенка на Северном Кавказе до борьбы с ВИЧ и безработицей. В событиях фонда участвуют десятки тысяч людей во всех регионах страны.
Несмотря на масштабы деятельности, в офисе “ФОКУС-МЕДИА” в Москве работают всего 11 человек. Но фонд активно сотрудничает с некоммерческими организациями по всей стране (их порядка 50), а также вовлекает в свою работу добровольцев, которых уже набралось более 2 500 человек. Такая разбросанность партнеров и сотрудников ставит перед сотрудниками весьма непростую задачу в плане организации рабочего процесса.
Как наладить общение с партнерами?
«Мы - общественная организация, а это всегда ограниченный бюджет. При этом работа с сетью партнеров подразумевает частое обсуждение текущих дел и принятие совместных решений на расстоянии. Поэтому в какой-то момент мы стали искать формат, который позволил бы нам встречаться с партнерами чаще», - рассказывает Татьяна Евлампиева, заместитель директора фонда по вопросам здравоохранения. Таким форматом стали вебинары.
Первоначально была выбрана бесплатная площадка, но в ходе ее использования выявилось слишком много проблем. Появилась необходимость найти новый сервис для проведения вебинаров - стабильный и отвечающий всем требованиям фонда.
«Как мы пришли на Линк Встречи. Мы посмотрели отзывы на сайте и протестировали площадку. Конечно, сразу было видно на тот момент, что этот сервис сильно отличается и качеством связи, и удобством, и доброжелательной обратной связью с клиентами... Это все нас очень впечатлило», - делится Татьяна.
На данный момент «ФОКУС-МЕДИА» работает на платформе Линк Встречи уже второй год. За это время вебинары стали неотъемлемой частью повседневной работы фонда
Сотрудники проводят от 5 до 7 вебинаров в месяц. Обычно вебинары ведут два человека - один отвечает за техническую сторону (загружает файлы, запускает презентации и видео, проводит опросы, отвечает на вопросы участников и администрирует чат), а другой - является ведущим. При этом в «ФОКУС МЕДИА» нет человека, отвечающего только за проведение вебинаров: все сотрудники фонда проводят вебинары по своей тематике и активно используют такой формат в работе. Одна из самых востребованных функций, по словам сотрудников, - возможность записывать вебинары.
Вебинары для «ФОКУС-МЕДИА» - не только способ проводить совещания, но и эффективное средство для общения с массовой аудиторией. В последнее время многие проекты фонда связаны с обучением аудитории различным навыкам, и вебинары играют важную роль в этом процессе.
В начале 2013 года фондом был организован вебинар-совещание с голландскими коллегами. Участники вебинара из Амстердама были приятно удивлены наличием интерфейса на английском языке и возможностью организовать синхронный перевод
Сотрудники фонда также отмечают, что тенденция проводить совещания и переговоры онлайн набирает обороты по всей стране. «Спустя год работы с нашими региональными партнерами в таком формате мы видим, что теперь и они активно используют вебинары в своей работе», - говорит Татьяна Евлампиева.
У фонда большие планы на будущее. Например, планируется проводить онлайн-обучение людей с положительным анализом на ВИЧ. Формат вебинаров находит огромный отклик среди людей с данным диагнозом, и сотрудники фонда считают своим долгом оказать им поддержку и помощь.
Ноу-хау от «ФОКУС-МЕДИА»
Мы для себя обнаружили такую “фишку”: до вебинара и во время паузы мы как заставку используем музыкальные видео с YouTube или видео с наших проектов, которые зачастую связаны с творчеством, музыкой. Так мы заряжаем участников хорошим настроением и позитивными эмоциями. Людям это очень нравится!
Как подготовить партнеров к совещанию — опыт «ФОКУС-МЕДИА»
Перед началом работы с вебинарами для новых партнеров сотрудники фонда проводят консультации, на которых рассказывают:
- Что такое вебинар и какие возможности он дает;
- Как будет происходить общение. В отличие от Skype,для участия в вебинаре не требуется дополнительное оборудование и не нужно устанавливать на компьютер никаких программ. Этот момент лучше объяснить отдельно;
- Общение с ведущим вебинара в основном идет через чат, хотя некоторых участников можно время от времени выводить на экран с помощью видео и голоса;
- Зайти на вебинар можно по ссылке в определенное время.
После такой консультации чаще всего люди с первого раза осваивают технологию и особых проблем не возникает.
