Организация и проведение видеоконференций

Проведение видеоконференций в компаниях и учебных заведениях требует ответственного подхода и понимания процесса. В статье рассказываем о видах ВКС, принципе их работы, оборудовании и программах для качественных трансляций.

Форматы видеоконференцсвязи

Видеоконференции бывают двух видов: персональные и групповые. В первом случае общаются два человека. Оба могут говорить и видеть друг друга, использовать чат, инструменты для рисования, загрузку файлов. Во втором случае организация видеоконференции может иметь разные формы. Например:

• Селекторное совещание.

Участники разделены на спикеров и слушателей. Первые могут говорить и слышать друг друга, вторые — только смотреть и слушать спикеров. Организатор совещания модерирует камеры и микрофоны всех присутствующих.

• Симметричное совещание.

В общении участвует группа людей с одинаковыми правами на загрузку файлов, чат, камеру и микрофон. Обычно такой формат используют в обсуждении рабочих вопросов, когда важна активность всех сотрудников. Также на симметричных совещаниях часто применяются онлайн-доски для визуализации мозговых штурмов и идей.

• С голосовой активацией.

Сервер ВКС транслирует изображение пользователя, который начинает говорить. Формат подходит для конференций с несколькими спикерами. Сам говорящий видит на экране себя или предыдущего оратора. Для такого режима требуется хорошая гарнитура с шумоподавлением, чтобы фоновые звуки не срабатывали как активация голоса.

• Образовательный формат.

Ведущий видит слушателей, а слушатели видят и слышат только ведущего. Такой тип видеоконференций помогает учащимся сконцентрироваться на лекции.

Кроме того, видеоконференция и системы групповой работы могут быть публичными и закрытыми. К первой можно подключить слушателей по ссылке из браузера или календаря. Вторая доступна только для авторизованных пользователей платформы по ссылке и коду доступа или по ID встречи с паролем.

Симметричное совещание во Встречах от МТС Линк

Что потребуется для проведения видеозвонка

На обычных рабочих местах для передачи звука и видео используют компьютеры, ноутбуки, настольные терминалы, веб-камеры, микрофоны и гарнитуры с шумоподавлением. Всё это — персональные системы видеосвязи. Сами трансляции осуществляются с помощью программного обеспечения для видеозвонков или онлайн-площадки с аналогичным функционалом.

К обеспечению проведения трансляций в переговорных комнатах требований больше. В них устанавливают групповые комплексы устройств ВКС на основе аппаратных или программных решений.

Аппаратные решения для видеоконференций базируются на специализированном оборудовании с уже установленным ПО. Это могут быть видеотелефоны, ЖК-экраны и другие средства для захвата видео и звука, включая установку телеприсутствия. Последнее устройство поддерживает эффект максимального присутствия онлайн-собеседников.

Программное обеспечение для видеоконференций представляет собой ПО для ВКС, установленное на персональный компьютер или мобильное устройство и выступающее в качестве сервера или терминала. Как и в случае с аппаратными аналогами, к групповым системам также относится дополнительное оборудование для отображения медиаданных. Например, PTZ-камеры, спикерофоны, микрофоны, проекторы, экраны с поддержкой высокой четкости видео. Программные системы проще масштабировать, а комплекс устройств для воспроизведения изображения и звука гораздо шире, чем у аппаратных комплексов.

Приглашенным на видеоконференцию удаленным участникам также нужен стабильный интернет, планшет или ноутбук с хорошей вебкамерой и шумоподавляющей гарнитурой. Встроенных микрофона и камеры, как правило, не хватает — они дают нечеткое изображение и плохо передают звук. Такой вариант подойдет только если человек присутствует исключительно для просмотра трансляции.

Большинство площадок для ВКС также позволяют подключаться со смартфона, но это может быть неудобно для самого пользователя, если он планирует общаться с другими абонентами и работать на онлайн-доске.

В некоторых случаях помимо перечисленных устройств, потребуется установить приложение для бесплатного проведения видеоконференций, которое используют организаторы встречи. Обычно это не представляет сложности и программы видеоконференций на компьютер загружаются по ссылке.

Помимо оборудования видеоконференцсвязи и приложений потребуется подходящий фон для выхода в эфир. Хороший вариант — однотонная стена без отвлекающих деталей. Если в комнате темно, понадобятся дополнительные лампы с нейтральным белым светом.

От чего зависит успешность видеосвязи

Большую роль в устройстве видеоконференции играют каналы передачи данных и тип архитектуры ВКС. А если точнее — способность архитектуры адаптироваться в реальных постоянно изменяющихся условиях под ширину канала и качество оборудования каждого собеседника.

В частности, речь идет о таких способностях как:

• Возможность выполнять ресурсоемкие задачи одновременно с сеансом видеоконференции.
• Адаптация ширины интернет-канала при изменяющихся условиях связи у каждого абонента. Например, при снижении скорости интернета.
• Регулирование параметров видео на терминалах пользователей. Например, когда абонент свернул окно и исчезла необходимость в передаче видео в высоком качестве.
• Возможность создавать индивидуальную раскладку видеоокон на стороне каждого пользователя.

Для сравнения дадим характеристики каждому типу архитектуры в порядке улучшения их эффективности.

Какие бывают архитектурные системы для ВКС

1. MCU.

После сбора исходных данных с терминалов участников, сервер склеивает, сжимает и отправляет видеопоток отдельно для каждого пользователя. Обычно на основе технологии MCU работают аппаратные ВКС. Такая система достаточно затратна и требовательна к ресурсам ПК, поэтому не подходит для проведения крупных онлайн-мероприятий. К тому же ее трудно масштабировать, поэтому со временем появились другие типы архитектур.

2. SFU.

В этом случае сервер создает копии исходных данных с устройства каждого абонента и пересылает их всем без перекодировки. Таким образом, все пользователи получают по несколько несжатых видеопотоков. Для обработки полученных данных терминалы вынужденно уменьшают разрешение всех полученных видео, в результате чего снижается общее качество трансляции.

В отличие от первой архитектуры, SFU не требовательна к производительности и для проведения бесплатных видеоконференций подойдут самые обычные ПК. Правда, это не может перекрывать минусы инфраструктуры — ухудшение качества видео и сложности с подключением большой группы абонентов.

3. Simulcast.

В этой инфраструктуре сервер получает несколько потоков в разном разрешении с каждого пользовательского устройства. Далее сервер отправляет каждому абоненту тот видеопоток, который соответствует его каналу связи. Это позволяет участникам конференции с хорошим железом и интернетом получать изображение и звук в высоком качестве. Видео в более низком разрешении сервер отправляет участникам с недостаточно широким каналом.

Минус Simulcast в том, что для поддержки качества трансляции увеличивается нагрузка на терминалы пользователей.

4. SVC.

Это недорогая, масштабируемая архитектура, работающая на всех платформах. Каждый пользовательский терминал обрабатывает исходные видеопотоки в несколько подпотоков с разным разрешением и частотой кадров. Если между терминалом и сервером широкий канал, то отправляется максимальное количество подпотоков. Если слабый — ненужные слои отсекаются. В результате каждый терминал получает обратно индивидуальный видеопоток.

Внедрение технологии SVC снижает требования к серверу и организации каналов связи. В итоге качество трансляции выше, чем в случае любой другой архитектуры даже на крупных онлайн-мероприятиях. Инфраструктура подходит для проведения вебинаров до 1000 участников одновременно в режиме реального времени.

Для наглядности сравним системы по соответствию критериям качества в таблице.

Помимо аппаратных и программных решений для организации ВКС используют облачные платформы. Это самый простой способ создать видеозвонок на любое количество пользователей без установки приложений. Для доступа к инструментам достаточно зарегистрироваться и оплатить подписку.

Преимущество использования облачных систем в быстром внедрении конференций в рабочий режим. Недостаток таких ВКС в перебоях связи и недостаточной цифровой безопасности для некоторых компаний.

Современные протоколы и кодеки

Благодаря кодекам и протоколам системы поддержки обеспечивается совместимость ВКС от разных производителей. Они отвечают за сжатие и передачу данных, пересылку текстовых документов и презентаций, время задержки сигнала и другие факторы.

Краткое описание стандартных кодеков и протоколов:

• H264 SVC. Обеспечивает высокий уровень сжатия видеоданных без снижения исходного качества. За счет отправки видеопотоков слоями, компенсирует потерю кадров при ошибках связи.
• VP8. Кодек с открытым исходным кодом, устойчивый к потере кадров. Обеспечивает высокую скорость декодирования видеопотока.
• VP9. Улучшенный вариант стандартов VP8 и H265. Разработчики уменьшили битрейт на 50% с сохранением качества видео и улучшили показатели сжатия.
• SIP. Сетевой стандартный протокол видеоконференций для установления сеанса связи в IP-телефонии и ВКС.
• Opus, G.722.1 Annex C. Стандарты сжатия аудиоданных без потери качества.

Что еще влияет на качество видеосвязи

Помимо технической составляющей, большую роль играет организационная сторона. У спикера и участников должен быть пошаговый план мероприятия, ведущий к решению четко сформулированных задач. Важно заранее продумать регламент и порядок выступлений, обговорить с участниками их роли, подготовить все ссылки и документы. Желательно также загрузить материалы на платформу до начала сеанса, чтобы не теряться во время конференции.

Кроме того, успешность встречи зависит от качества платформы для трансляции. Существует множество разных сервисов и программ для проведения аудио- и видеоконференций с почти одинаковым набором инструментов. Сделать выбор в таких условиях бывает непросто, поэтому мы написали короткий обзор на десять лучших площадок с учетом функционала и востребованности у пользователей.

10 популярных приложений и сервисов для ВКС

Встречи от МТС Линк

Простой и понятный сервис для видеоконференций без установки программного обеспечения и сложной регистрации. Встречи создаются в два клика и автоматически записываются в формате MP4. Можно загружать файлы, работать на онлайн-доске, разделять участников на группы, выводить в эфир, работать из любого браузера. Участники встречи подключаются по ссылке. Сервис хранит информацию на российских серверах.

Все перечисленные возможности доступны на бесплатном тарифе для деловых встреч и совещаний на 30 человек. В платных версиях есть дополнительные функции: техническая поддержка видеоконференций, брендирование, конвертация файлов в стандартном качестве. Также в этих версиях увеличены лимиты по количеству участников, объему хранилища и продолжительности встреч.

Инструментами платформы Встречи от МТС Линк пользуются более 10000 компаний. Среди них государственные и частные организации, стартапы, промышленные предприятия и тренинг-центры.

Плюсы: мгновенная организация конференций, есть приложение, стабильность, весь функционал Zoom, бесплатный базовый тарифный план без ограничения по времени. Встречи от МТС Линк - это российский проект и программа для видеоконференций.

Минусы: ограниченный функционал в бесплатной версии.

Настройка демонстрации экрана во Встречах от МТС Линк

«Высшая Школа Экономики давно использует дистанционные форматы обучения. Сервис Встречи от МТС Линк стал одним из основных цифровых инструментов при переводе университета в дистант. В условиях карантина нам пришлось буквально за пару дней полностью перенести всё обучение в онлайн. И здесь важно отметить, что команда сервиса Встречи от МТС Линк помогла нам сделать это максимально быстро и просто. Мы получили не только техническую помощь, но и помощь с материалами для адаптации преподавателей и студентов к новому формату. Эта острая ситуация показала, что компании можно доверять»

Zoom

Бесплатное приложение и платный облачный сервис для групповых конференций любого масштаба. Самая известная программа для организации видеоконференций. В программе можно подключать 100 человек на 40-минутную встречу, в облаке — 100, 350 и 1000+ без ограничения по времени. Zoom позволяет проводить вебинары и сеансы видеоконференцсвязи с использованием чатов, субтитров, онлайн-доски, скриншаринга, обмена файлами.

Для подключения пользователей используется персональный или уникальный идентификатор комнаты, а также код доступа. Организатор и пользователи могут записывать конференцию прямо из приложения, но только с ПК.

Плюсы: широкий функционал, наличие бесплатной версии.

Минусы: сложная настройка приватности, необходимость установки программного обеспечения.

Про российские аналоги Zoom можно прочитать в нашей статье.

Skype

Бесплатная программа для организации видеоконференций с браузерной версией. Позволяет проводить сеансы групповых чатов на мобильной платформе и с ПК. Разработчики предоставляют бесплатный доступ к функциям скриншаринга, записи встреч, подключению субтитров. Skype устанавливается на любые устройства. В расширенной бизнес-версии можно подключать до 100 человек одновременно.

Плюсы: запуск конференции одним кликом, виртуальный фон, подходит для бесплатных видеоконференций.

Минус: недостаточная цифровая безопасность, перебои со связью.

Читайте наш материал про российские аналоги Skype.

Microsoft Teams

Программа для видеоконференций на компьютер и облачный сервис. Позволяет организовывать сеансы видеосвязи на ПК, планшетах и смартфонах. Можно подключать одновременно 100 человек в базовой версии и 300 в расширенной. Разработчики предлагают бесплатный доступ к следующему функционалу: автоматическая запись встреч, использование презентации, чат, инструменты для мозгового штурма.

Плюсы: наличие интерактивных функций для вовлечения участников, бесплатный тариф на часовые конференции.

Минус: бесплатная версия имеет ограниченный набор инструментов.

Google Meet

Простое облачное решение для онлайн-конференций с одним из лучших бесплатных тарифов. Пользоваться сервисом могут одновременно 100 человек с любого удобного устройства. Доступ к трансляции осуществляется по ссылке от организатора. Спикеру и участникам доступны встроенная онлайн-доска, скриншаринг, субтитры, визуальные эффекты. Можно проводить запись вебинара и конференции длительностью до 8 часов.

После регистрации на платформе доступны два варианта запуска трансляции. Организатор может провести видеоконференцию с мгновенным запуском или запланировать мероприятие в Google Календаре.

Плюсы: быстрый запуск конференции, удобное планирование и приглашение участников через календарь, широкий функционал.

Минусы: функция записи видео доступна только в платной версии

FreeConference

Эта система позволяет организовать сеанс видеосвязи в онлайн-сервисе и мобильном приложении. Программу можно установить на Android, Windows, Mac, Linux. Создатели FreeConference сделали видеоконференции бесплатными на 5 активных участников с видео и 100 слушателей.

Для тех, кто организует встречи на большее количество участников, есть платные версии системы для организации групповой видеосвязи на 100-250 в зависимости от тарифа. Услуга видеоконференции включает интерактивную доску, совместное использование экрана, загрузку файлов, чат, запись и стенограмму встречи.

Плюсы: удобный интерфейс, быстрый запуск.

Минус: ограничения базового тарифа.

Trueconf

Российское программное обеспечение для видеоконференций со встроенным корпоративным мессенджером. Соответствует закону о хранении данных. Устанавливается на любые устройства и ОС. Функционал ПО полностью покрывает все задачи онлайн-мероприятий. Участники могут использовать интерактивную доску, работать в группах, загружать файлы. Также доступен обмен аудио и текстовыми сообщениями.

В TrueConf Server Free можно проводить совещания на 10 человек, в TrueConf Server— 1000, а в TrueConf Online — 49. ПО работает в корпоративных сетях передачи данных и интернете. Использование технологии SVC обеспечивает бесперебойную передачу аудио и видео на любых устройствах.

Для подключения к серверу видеоконференции пользователям необходимо скачать клиентское приложение и перейти по ссылке от организатора.

Плюсы: совместимость с офисными ВКС, защита персональных данных, широкий функционал.

Минус: ограничения базового тарифа.

iMind 

Площадка для групповых звонков, проведения презентаций и вебинаров. Сервис работает с любого устройства без установки дополнительных программ. Участники подключаются к трансляции по одноразовому паролю, присланному администратором. В iMind можно одновременно демонстрировать до 12 экранов и рабочий стол, записывать сразу несколько конференций, использовать эмоджи. Есть функция чата и брендирование комнат.

Перечисленные инструменты доступны в бесплатной версии. Пользователи платных тарифов получают услугу круглосуточной поддержки видеоконференций на разных языках.

Плюсы: запись вебинаров и конференций в HD-формате, шифрование звонков и личных данных.

Минус: ограниченное количество участников с видео в базовой версии.

Discord

Еще один пример бесплатной программы видеоконференции с браузерной версией для проведения групповых сеансов видеосвязи. Например, рабочих совещаний. Максимальное количество участников — 10 человек. Из инструментов доступна демонстрация и совместное использование экрана, а также функция управления микрофонами.

Плюсы: качественная передача звука и видео без задержек, регулировка громкости микрофонов у отдельных участников.

Минусы: ограниченный функционал, отсутствие интеграций, слабая защита данных.

VideoMost

Российский сервер и мессенджер многоточечных видеоконференций для бизнеса и государственных организаций. Videomost работает в интернете, закрытых локальных сетях, совместим с оборудованием ВКС. Соответствует закону о хранении данных. Пользователям доступны все инструменты для проведения корпоративных вебинаров, аудио и видеоконференций.

Сервис поддерживает современные протоколы передачи медиаданных и позволяет организаторам подключать до 300 участников. Также в продукте используется стандарт WebRTC для работы из браузера.

Плюсы: возможность проводить вебинары и конференции на любой платформе, защита данных, функционал для совместной работы.

Минус: ограничения базового тарифа.

FAQ

• Как работают видеоконференции? Системы видеоконференцсвязи работают на основе аппаратных терминалов, программных технологий и облачных сервисов. По формату они могут быть персональными и групповыми с разграничением прав для участников.
• Как организовать видеоконференцию бесплатно? Установите хорошую программу для организации видеосвязи или используйте онлайн-площадку с аналогичным функционалом. Самыми популярными мобильными приложениями и сервисами можно назвать Zoom, Meet, Skype, Встречи от МТС Линк (с ограничениями).
• Для чего нужны видеоконференции?  В формате видеоконференций проводят обучение, телемедицинские консультации, обычные и селекторные совещания.