Что нужно чтобы провести вебинар - оборудование, платформа, аудитория

Рассказываем, как организовать и провести вебинар с нуля: от поиска площадки до планирования мероприятия.

Вебинарная площадка

Первое, что нужно для вебинара — платформа для загрузки материалов, прямой трансляции видео и общения со зрителями. Это может быть приложение для видеозвонков или онлайн-сервис. Перечислим критерии, которые нужно учитывать при выборе площадки.

Максимальная вместимость комнаты для вебинаров

Определите заранее насколько массовыми будут ваши мероприятия. У некоторых площадок есть лимит на количество участников. Определитесь также, кто будет заниматься технической настройкой и организацией вашего вебинара. Это нужно, чтобы знать, скольким людям понадобится допуск к платформе.

Лимит на количество спикеров и модераторов

Выясните, сколько спикеров могут выходить в эфир одновременно. Некоторые сервисы позволяют подключаться ведущим только по очереди. Второй момент — лимит на количество модераторов. Как правило, эти сотрудники нужны на любом крупном вебинаре. Они контролируют чат, решают возникшие проблемы с подключением, прикрепляют ссылки и документы.

Размер хранилища и время хранения материалов

В хранилище можно загружать обучающие материалы и затем использовать их как базу с уроками для будущих учеников. Большинство платформ ограничивают либо объем, либо время хранения данных на бесплатном тарифе. У платных сервисов места для загрузки хватит надолго. Убедитесь, что организатору и ведущему будет доступна запись трансляций.

Хранение записей на платформе Вебинары от МТС Линк

Доступность интерфейса и его язык

Посмотрите на выбранные сервисы глазами простого пользователя и технически неподготовленного спикера. Насколько они понятны? Если вы проводите вебинары для иностранной аудитории, выберите площадку с поддержкой нужных языков.

Подключение монетизации

Чтобы вы могли проводить платные онлайн-мероприятия, выбирайте продукт, работающий с разными платежными системами.

Наличие мобильной версии

Протестируйте каждый сервис с мобильного устройства, чтобы проверить адаптивность дизайна и работоспособность площадки. В идеале участники должны получить доступ к вебинару по ссылке без установки приложений.

Наличие технической поддержки

Делайте выбор в пользу сервисов с русскоязычной техподдержкой, доступной в течение рабочего дня. Желательно, чтобы организатор мероприятия и модераторы могли написать операторам в чате прямо с платформы.

Наличие встроенной автоматической рассылки

Рассылка писем с площадки для вебинаров снижает расходы и ускоряет взаимодействие с участниками. Организаторам не потребуется дополнительный сервис рассылок, а настроить сообщения можно один раз.

Настройка рассылки с напоминаниями на платформе Вебинары от МТС Линк

Наличие бесплатной версии или пробного режима

Каждый сервис нужно протестировать: загрузить учебные материалы в разных форматах, записать видео и аудио, проверить стабильность трансляции. Чем больше функций доступно в пробном тарифе, тем лучше.

Наряду с платными, существует достаточно полностью бесплатных сервисов. Их минус — ограниченный функционал и недостаточная цифровая безопасность. Часто на таких площадках нет своевременной технической поддержки.

В этой статье вы можете прочитать как сделать вебинар бесплатно. В ней мы перечислили популярные платформы и ПО для онлайн-обучения.

Помимо перечисленных критериев нужно учитывать доступный функционал платформы. Набор необходимых опций в большой степени зависит от направленности онлайн-мероприятия. Поэтому к моменту выбора площадки у вас уже должно быть представление о задачах, целях и темах предстоящих трансляций.

В качестве примера рассмотрим различия функционала для маркетинговых, обучающих и презентационных вебинаров.

Как организовать и провести вебинар: пример функционала платформы

«Нам важно понимать, насколько интересной была тема лекции, какой из докладов имел наибольший отклик, кто именно из пришедших на вебинар досмотрел его до конца. Статистика мероприятий на платформе Вебинары от МТС Линк помогает нам анализировать поведение пользователей, улучшать коммуникацию и находить потенциальных клиентов среди наших слушателей». Элина Телепенина, руководитель отдела мероприятий 1С-Битрикс

Здесь вы можете прочитать как организовать и провести вебинар с высокой вовлеченностью.

Оборудование

Что нужно для проведения вебинара:

Компьютер или ноутбук с выходом в интернет

Для бесперебойной передачи данных нужна скорость соединения не меньше 2,5 Мбит/с. На более низкой скорости трансляция будет проходить с задержками. На устройство необходимо установить любой современный браузер.

Веб-камера

Оптимальные характеристики веб-камеры для вебинаров: разрешение от 1280×720 пикселей, частота кадров 60/секунду, автофокус, угол поворота от 90°. Разрешение отвечает за четкость и однородность картинки, частота кадров — за плавность видео. Угол поворота нужен для поиска удачного ракурса, а автофокус сохраняет четкость изображения при движении.

Если спикеру привычно работать с мобильных устройств, вместо компьютера и веб-камеры можно использовать смартфон или планшет с хорошим разрешением экрана и частотой кадров 60. Кроме того, заряженные мобильные устройства со стабильным интернетом хорошо держать под рукой на случай поломки компьютера или отключения электричества.

Микрофон

Подойдет настольный USB-микрофон, петличка или гарнитура с микрофоном. Третий вариант удобнее всего, потому что просто настраивается и передает четкий звук. Основные критерии выбора: легкое оголовье, шумоподавление, регулировка микрофона, микропроцессор. Подробнее о выборе микрофона вы можете прочитать в этой статье.

Для вебинаров с несколькими спикерами, расположенными в одной комнате, понадобится спикерфон. Это устройство, состоящее из микрофона и динамика. Оно позволяет улавливать и передавать звук на расстоянии без акустического эха и фоновых шумов. Максимальное расстояние зависит от модели спикерфона.

На всякий случай подготовьте запасную проводную или заряженную беспроводную гарнитуру и держите ее рядом во время вебинара. Первое устройство может сломаться или разрядиться.

Перед тем как проводить вебинары, настройте освещение и оборудование

Освещение

Лучше всего записывать видео и трансляции при дневном свете, но это не всегда возможно. Если помещение для проведения вебинаров затемненное, понадобится дополнительное освещение. Достаточно двух ламп с нейтральным белым светом. Обычно их ставят с двух сторон на столе за компьютером. Также потребуется однотонный или нейтральный фон, не отвлекающий внимание участников.

Спикер

Четыре действия, которые помогут найти эксперта.

1. Подробно опишите спикера

Это поможет сузить круг кандидатов и выбрать каналы для поиска. Пример критериев: должность и компания, возраст, профессиональный опыт, место проживания, навыки выступлений. Некоторые из критериев могут оказаться неважными для вас, поэтому используйте перечень как основу для портрета, исключая часть пунктов и добавляя свои.

2. Найдите подходящих кандидатов

Начинайте поиск с ближнего круга: знакомые, друзья и те, чьему мнению вы доверяете. Если среди них есть человек, похожий на вашего эксперта, напишите напрямую о своем проекте. Сразу расскажите, что нужно провести вебинар, обозначьте тему, условия участия и задачи спикера. Если такого человека нет, спросите рекомендации у людей из сферы, близкой к теме вебинара.

Следующий круг — подписчики в социальных сетях. Напишите в личные сообщения подходящим людям: представьтесь и расскажите подробно, кого ищете. Еще один способ поиска спикеров — профессиональные чаты, сообщества и HR-менеджеры, публиковавшие похожие вакансии.

Если пишете незнакомому человеку, представьтесь: кем работаете, какую компанию или проект представляете. В первом же сообщении расскажите о своей цели — для организации какого вебинара вы ищете человека. Такой подход поможет сэкономить время и вам, и собеседнику.

Интерфейс платформы Вебинары от МТС Линк

3. Опросите найденных экспертов

Когда вы нашли несколько человек на роль спикера, нужно провести собеседование с каждым кандидатом:

• Убедиться, что он свободен в день проведения вашего вебинара.
• Договориться об условиях сотрудничества и зафиксировать их.
• Узнать, есть ли у эксперта опыт участия в онлайн-мероприятиях.
• Спросить, будет ли у него время на подготовку и изучение площадки.
• Убедиться, что у кандидата есть навык составления презентаций.

Желательно провести короткие созвоны, чтобы оценить дикцию каждого собеседника и умение держаться перед камерой. После получения ответов выбираем наиболее подходящего кандидата и переходим к организации совместной работы.

4. Проведите подготовку

Подготовку эксперта можно разделить на три этапа. Сначала проводится входное интервью, на котором вы рассказываете о темах своих вебинаров, целевой аудитории и важных акцентах в выступлении. Если у спикера нет опыта, подготовьте инструкцию о том, как провести вебинар. Здесь же согласовываем план действий и дедлайны.

Второй этап — подготовка презентации. Бывает, что контент полностью готовит сам эксперт. В этом случае организаторам нужно заранее ознакомиться с материалом, чтобы оценить структуру текста с точки зрения аудитории. Если создание презентации ложится на организатора, также желательно задействовать вторую сторону. Эксперт должен оценить контент с профессиональной точки зрения: исправить термины, убрать устаревшую информацию, добавить кейсы.

Перед выступлением нужно обязательно проверить последовательность слайдов презентации, заранее загрузив ее на страницу с вебинаром. Проверьте также кликабельность ссылок и отображение анимации. Если подготовлены тесты или опросы, проверьте правильность переходов между вопросами.

Как проводить вебинары с презентацией на платформе Вебинары от МТС Линк

На третьем этапе обязательно проводится тестовое подключение к выбранному сервису. В созвоне участвуют спикер и команда проекта. Нужно показать, как пользоваться платформой и какие функции понадобятся. Эксперт должен самостоятельно запустить трансляцию, проверить микрофон и камеру, протестировать функции.

Если эксперт раньше не работал на онлайн-мероприятиях, понадобится одна или две репетиции с фокус-группой. Он должен не только в теории, но и на практике знать, как проводить вебинар. В фокус-группе может быть один человек или вся команда проекта.

Репетиции помогут выявить проблемы с дикцией и поведением перед камерой. Лучше всего провести тестовые трансляции за две недели до вебинара, чтобы у спикера осталось время на подготовку.

Сценарий мероприятия

Перед тем как создать презентацию, нужно написать план мероприятия. В нем раскрывают последовательность информационных блоков и действий спикера. Обычно структура онлайн семинаров выглядит так:

Знакомство и вводная информация

В начале эфира спикер приветствует участников и запрашивает обратную связь по качеству видео и звука. Затем он коротко рассказывает о себе и предлагает участникам представиться. Например, написать в чате профессию и свои ожидания от трансляции. Здесь же можно озвучить тайминг мероприятия, его задачи и структуру, правила общения. Обычно на вебинарах для знакомства отводится 5-10 минут.

Основная часть

Начните с выписывания тезисов по теме трансляции. Сначала можно написать всё, что приходит в голову, а затем уже создавать из разрозненных мыслей структуру мероприятия. Старайтесь чередовать теоретические блоки с практическими.

В продающих вебинарах и тренингах в основной части меньше полезного контента, чем в информационных. Сначала спикер говорит о потребностях аудитории и показывает, как продукт может удовлетворить эти потребности. В следующем блоке он презентует продукт и приводить примеры клиентов.

Для обучающих вебинаров важны тесты, опросы, работа в команде и выполнение заданий на онлайн-доске.

Лучше всего написать подробный план со всеми действиями спикера, включая вопросы слушателям и запросы обратной связи. Так вы поймете, остается ли время на общение с аудиторией и равномерно ли оно распределено между другими блоками. Эти элементы обязательны для онлайн-мероприятий, потому что иначе ведущий превращается в «говорящую голову», а участники начинают скучать.

Контроль внимания участников на платном тарифе Вебинаров от МТС Линк

Ответы на вопросы

Попросите участников написать вопросы в отдельной вкладке. В начале эфира озвучьте, когда дадите ответы. Если вопросов много, можно ответить на них позже в рассылке или социальных сетях. В продающем вебинаре перед ответами на вопросы следует оффер.

Подведение итогов

В последнем блоке спикер делает выводы из рассказанного, анонсирует следующие мероприятия и дает все необходимые ссылки.

Готовый план нужно адаптировать под слайды презентации: подготовить иллюстрации и короткие тексты. Придерживайтесь базовых правил: на одном слайде одна мысль, не больше двух шрифтов и трех цветов на весь документ. Используйте элементы фирменного стиля, списки и заголовки.

Презентацию можно создать в PowerPoint, LibreOffice, Google Презентациях и других программах.

В этой статье — подробная инструкция о том как правильно проводить вебинары с точки зрения взаимодействия с участниками.

Участники

Когда вы подготовите презентацию и обучите спикера, можно начинать привлечение участников. Скорее всего вашей аудитории ежедневно предлагают бесплатные информационные продукты, поэтому вам придется побороться за внимание. Важно не только создать интересный контент, но и правильно запустить рекламу.

Что нужно для организации вебинара на этом этапе:

Сегментировать аудиторию

Кто потенциальные участники онлайн-мероприятия, что их интересует и где эти люди ищут информацию.

Сделать лендинг

Это страница регистрации для сбора контактов ЦА во время рекламирования вашего мероприятия. В верхней части лендинга расположен заголовок, анонс, дата и время, выгоды участников и кнопка регистрации. В нижней части — фото и информация о спикерах, кто организаторы, дата проведения и время встречи, кнопка регистрации.

Разместить информацию о вебинаре в бесплатных источниках

Это может быть страница с высокой посещаемостью, социальные сети, рассылка с приглашением по базе клиентов. Для сайта подойдет формат статичного или всплывающего баннера. В социальных сетях нужно написать серию постов о вебинаре. Здесь вы можете подробнее прочитать про создание email-приглашения.

Лендинг онлайн-семинара

Подготовить напоминающую рассылку

В первом письме после регистрации поблагодарите пользователя за внимание и продублируйте основную информацию о вебинаре, правилах участия и способах связи с вами. За 3 дня до трансляции отправьте напоминание об эфире с датой и временем встречи. За день и за час до начала трансляции отправьте короткие напоминания со ссылкой на комнату для вебинаров. Объясните, как открыть вебинар с разных устройств.

Чтобы собрать аудиторию для платного продукта скорее всего потребуются дополнительные продающие письма о преимуществах вашего онлайн-семинара.

Выбрать наиболее релевантные аудитории платные каналы продвижения

Например, таргетинг, ретаргетинг и ремаркетинг, контекстная реклама. Можно писать гостевые посты, использовать SEO, агрегаторы и календари. Здесь важно контролировать результаты рекламной кампании и, при необходимости, менять каналы. Некоторые площадки помогают оптимизировать этот процесс. Так, один из самых популярных сервисов Вебинары от МТС Линк добавляет в статистические отчеты информацию о UTM-метках.

«Так как мы занимаемся дополнительным образованием и повышением квалификации, нам важно, откуда клиенты узнают о нас. Возможность использовать UTM-метки для аналитики позволяют корректировать стратегию распространения информации». Андрей Древицкий, специалист по учебно-методической работе Института повышения квалификации и переподготовки кадров РУДН

Как организовать проведение вебинара: секреты успеха

Раскрывайте на вебинаре только одну тему

Максимальная продолжительность встречи, на которой слушатели не устанут — 1,5 часа. Детально раскрыть за это время несколько тем не получится, поэтому лучше сконцентрироваться на одной, делая отсылки к следующим мероприятиям. Так вы удовлетворите интерес слушателей к новой информации и покажете свою экспертность.

В приглашениях говорите только о вебинаре

Рекламу продукта или услуги лучше оставить для следующей рассылки или рекламных материалов. Потенциальные участники должны четко понимать, что вы им предлагаете, а значит акцент в приглашениях нужно делать только на мероприятие.

Проявите максимальную предусмотрительность

Чтобы провести успешный вебинар, постарайтесь предугадать все вопросы участников и заранее прописать ответы на них в сценарии. Помимо этого, подготовьте чат или пост в сообществе, куда люди смогут обратиться при проблемах с подключением. Там же можно проводить розыгрыши и просто разогревать аудиторию перед вебинаром.

Подготовьте больше интересного практического контента

Факты, примеры из профессионального опыта, статистика — всё это станет дополнительным подтверждением вашей экспертности и сделает вебинар интереснее. Хорошо оживляют онлайн-мероприятия простые задания для аудитории, опросы и голосования. Придумайте заранее, как можно сделать выступление спикера интереснее.

Тестирование на платформе Вебинары от МТС Линк

Общайтесь с участниками трансляции

Периодически просите обратную связь у аудитории. Например, поставить плюсы, если всё понятно и можно переходить к следующему блоку. Если это уместно, шутите. Просите представить что-то или рассказать о своем опыте.

После эфира поблагодарите участников за то, что они нашли для вас время. Предложите посетить следующие мероприятия и оставьте свои контакты для связи. Здесь уже уместно начинать продажи продукта или услуги.

Тем, кто зарегистрировался и не пришел, также отправьте письмо с записью трансляции или расскажите, как получить вебинар, если она платный. Пригласите этих людей на повторное мероприятие.

Чек-лист: что нужно чтобы провести вебинар

Как организовать и провести вебинар:

1. Сформулируйте цели и задачи будущего мероприятия.
2. Выберите функциональный, простой, удобный сервис или приложение.
3. Подготовьте всё, что нужно для вебинара: камеру, гарнитуру, компьютер.
4. Подготовьте запасное оборудование и площадку для общения с участниками.
5. Напишите предварительный план мероприятия и составьте портрет спикера.
6. Через знакомых, подписчиков и чаты выберите кандидатов на роль спикера.
7. Проведите собеседование с каждым кандидатом по видеосвязи.
8. С выбранным спикером зафиксируйте договоренности и план действий.
9. Подготовьте презентацию, учебные материалы и отрепетируйте эфир.
10. Привлеките участников через свой сайт, соцсети и 2-3 платных площадки.

Если важен большой набор инструментов и безопасность данных, выбирайте специальные платформы с расширенным функционалом. Как правило, на них мероприятия проводятся с технической поддержкой, что важно в онлайн-формате.

На популярных площадках и бесплатных тарифах выбор функций чаще всего ограничен, а операторы поддержки не всегда отвечают быстро. Такие платформы предлагают самое основное: загрузку материалов, чат, онлайн-доску, скриншаринг, рассылку, реакции. Примеры: YouTube, Вконтакте, Google Meet.