Основные функции — бесплатно и навсегда
Сервис для совещаний
и онлайн-встреч
- До 30 участников на встрече
- Видеозвонки до 60 минут
- Шумоподавление и замена фона
- Стабильная связь
- Техподдержка 24/7
- ИИ-функции
Ничего не найдено. Попробуйте еще
Разговоры помогут: как менеджеру выстроить систему коммуникаций в команде
-
АвторИрина ПоловинкинаОбщается с командой в Чатах, Встречах и Досках -
ЭкспертРоман ДорошенкоКонсультант по организационному дизайну
- Стабильная связь
- Техподдержка 24/7
- ИИ-функции
Если договорённости теряются в переписках, а решения долго согласуются, выполнение задач затягивается. Так случается, когда у команды нет системы коммуникаций — набора понятных правил, по которым сотрудники обмениваются информацией, принимают решения и распределяют ответственность.
Вместе с консультантом по организационному дизайну Романом Дорошенко разбираемся, как сократить количество согласований и переделок и сделать рабочие процессы понятнее.
Что такое система коммуникаций и что она даёт команде
Это порядок обмена информацией между сотрудниками, партнёрами и другими участниками проекта. Он определяет, кто за что отвечает, где команда обсуждает рабочие вопросы, как принимает решения и где их фиксирует.
По словам Романа Дорошенко, налаженные коммуникации помогают сократить координационные издержки. По мере роста команды увеличивается количество рабочих связей, а сотрудникам приходится тратить больше времени на согласования и обсуждение задач.
Такие издержки могут расти быстрее, чем численность команды. Каждому новому сотруднику приходится взаимодействовать сразу с несколькими коллегами. Например, обсуждать задачи, участвовать в разных проектах и согласовывать решения с руководителями направлений.
Проблемы с коммуникациями приводят не только к долгим обсуждениям, но и к потерям рабочего времени. Чтобы разобраться, где они возникают, эксперт предлагает воспользоваться принципами бережливого мышления, которые помогают находить потери в рабочих процессах и сокращать их.
Основные принципы бережливого производства
Рассмотрим 2 из 8 видов потерь — именно они больше всего влияют на проблемы с коммуникацией.
Первый вид потерь — это дефекты и переделки. Например, руководитель нечётко ставит задачу, а сотрудник не уточняет детали и приступает к работе. В итоге получается не тот результат, который ожидал руководитель, и задачу приходится переделывать.
Второй вид потерь — ожидание. Работа приостанавливается не потому, что её некому делать, а потому, что сотрудник не знает, кто должен согласовать результат, и не может перейти к следующему этапу задачи.
Выстроенная система коммуникаций помогает сократить количество переделок и задержек: правила определяют, к кому обращаться по рабочим вопросам, где искать информацию и как фиксировать договорённости.
Но здесь важна оговорка, которую часто пропускают. Система коммуникаций не может компенсировать неработающую организационную структуру. Если структура создаёт постоянные конфликты полномочий и приоритетов, одни только договорённости о коммуникациях в команде их не устранят.
По словам эксперта, классическим примером является матричная структура управления. Такая модель соединяет вертикальное руководство с горизонтальным проектным управлением. Её ключевая особенность — двойное подчинение: функциональный руководитель отвечает за развитие, стандарты и ресурсы сотрудника, а проектный менеджер — за сроки, бюджет и результат.
Схема матричной структуры управления
Роман Дорошенко рассказывает, что сложности возникают, когда полномочия пересекаются. Например, функциональный руководитель и менеджер проекта могут одновременно поставить сотруднику срочные задачи с разными приоритетами.
Участник команды оказывается в неопределённости: непонятно, какую задачу брать первой. Со стороны это нередко выглядит как проблема коммуникации, поэтому команда пытается решить её с помощью дополнительных статус-встреч, чатов и отчётов.
«Корневая причина не в самой коммуникации, а в том, что не определено, кому принадлежит право принимать финальное решение. Именно в этом случае новые каналы общения только увеличивают координационные издержки: конфликт обсуждается чаще и дольше, но не разрешается», — отмечает эксперт.
Чтобы выстроить коммуникацию в команде, эксперт предлагает сначала распределить полномочия и договориться, кто отвечает за результат и принимает окончательное решение при разногласиях. Уже после этого стоит устанавливать правила общения.
Какие задачи стоят перед менеджером, когда система коммуникаций в команде только формируется
За организацию коммуникаций в команде отвечает менеджер проекта. Он согласовывает цели с командой, распределяет задачи и договаривается, где обсуждать рабочие вопросы.
При создании системы деловых коммуникаций в проекте менеджеру предстоит решить несколько задач.
Выбрать подходящие каналы для общения
Договориться, где сотрудники будут обсуждать задачи, фиксировать решения и хранить рабочие документы. Например, вопросы можно обсуждать в корпоративном чате, документы хранить в общем хранилище, а договорённости фиксировать в доступном всем документе.
Создать правила взаимодействия
Определить, как сотрудники будут общаться по рабочим вопросам, в какие сроки отвечать на рабочие сообщения и кто за что несёт ответственность. Правила взаимодействия нужно записать и хранить там, где они будут доступны всем коллегам.
Обеспечить прозрачность статусов
Выбрать сервис, в котором сотрудники смогут увидеть, какие задачи уже выполнены, какие находятся в работе и по каким есть задержки. Так команда сможет вовремя замечать проблемы и помогать коллегам.
Определить доступ сотрудников к рабочей информации
Важно понять, какая информация нужна каждому сотруднику для работы. Не стоит перегружать коллег документами и сообщениями, которые не относятся к их задачам.
Установить порядок согласования с заказчиками
Заранее договориться с заказчиком, где он будет смотреть результаты, как он будет оставлять замечания и кто будет принимать окончательное решение. Например, для просмотра и обсуждения результатов заказчику можно предоставить гостевой доступ к документам и онлайн-доскам.
Регулярно контролировать процессы
Проверять ход выполнения задач, обсуждать с командой трудности и помогать их решать.
Как разработать систему коммуникаций в команде: пошаговый план
Ниже шаги, которые помогут наладить коммуникации и работу в команде.
Определите, кому и с кем нужно связываться
Составьте список участников: сотрудников команды, руководителей, партнёров, поставщиков и других людей, которые влияют на работу проекта.
Для каждого укажите роль, вопросы для обсуждения, ответственного за взаимодействие и канал связи. Например, определите, к какому партнёру нужно обратиться, чтобы уточнить сроки выполнения работ, и с кем согласовать готовый результат. Затем выберите подходящий формат общения: видеовстречи, телефонные звонки или личные встречи.
Зафиксируйте, как часто и зачем члены команды будут общаться
При планировании проекта стоит заранее договориться, как часто сотрудники будут взаимодействовать и какие вопросы обсуждать. Это поможет выстроить коммуникации в команде проекта. Например, команда может каждый день коротко обсуждать текущие задачи, а с партнёрами встречаться раз в неделю, чтобы согласовать результаты. Частота общения зависит от задач проекта: регулярные встречи нужны не всем.
Для совместного обсуждения идей и результатов, а также получения обратной связи команде нужны общие рабочие пространства. Обычно для этого выбирают облачное хранилище, онлайн-документы и виртуальные доски.
Выберите инструменты для общения
Роман Дорошенко советует подобрать инструменты, обеспечивающие общий доступ к рабочей информации, чтобы сотрудники могли найти информацию, которая нужна им для работы.
«Выбранный инструмент должен быть единым источником правды, а не ещё одной свалкой документов. Когда договорённости живут в головах, в переписке и в формате “ну мы же на встрече решили”, каждый интерпретирует их по-своему. А новые участники узнают о них методом проб и ошибок», — рассуждает эксперт.
По его мнению, удобнее, когда команда работает в едином цифровом пространстве, а не переключается между отдельными системами.
Для этого можно использовать корпоративные чаты, сервис для видеовстреч, таск-трекер и другие инструменты. У каждого из них своя роль: одни нужны для обсуждений, другие — для фиксации задач и хранения результатов работы.
Корпоративный мессенджер
Одна из главных задач рабочего мессенджера для общения — дать сотрудникам возможность быстро обсуждать рабочие вопросы. Например, здесь можно уточнить детали задачи, задать вопрос коллеге или обсудить решение с командой.
Для общения внутри команды пригодятся разные форматы: личные чаты — для вопросов конкретному коллеге, групповые — для обсуждения общих задач, каналы — для новостей и объявлений, а треды — для отдельных обсуждений внутри переписки.
Все эти форматы доступны в МТС Линк Чатах. Кроме того, пользователи могут отправлять голосовые сообщения, ставить реакции и переносить переписки из Telegram.
Для общения с внешними командами МТС Линк предлагает федерации. Эта функция позволяет сотрудникам разных компаний переписываться в личных и групповых чатах. Для подключения нужно обратиться к менеджеру МТС Линк или в техподдержку.
Чаты, каналы и обсуждения в МТС Линк Чатах
Из Чатов от МТС Линк также можно перейти к другим инструментам платформы, в том числе к МТС Линк Встречам и МТС Линк Задачам. Сотрудникам не придётся отдельно искать нужный сервис, когда после обсуждения необходимо провести встречу или открыть список задач.
Сервис для видеозвонков
Видеовстречи пригодятся, когда команде нужно вместе обсудить сложный вопрос, показать результаты работы или согласовать решение. Удобно, если в выбранном сервисе для проведения видеовстреч будут функции демонстрации экрана и записи встреч, а также возможность в прямом эфире работать с онлайн-досками. Например, на встрече можно показать макет, собрать замечания коллег и сразу обсудить спорные моменты.
В МТС Линк Встречах сотрудники могут демонстрировать экран, записывать созвоны и работать с онлайн-досками. Также в сервисе доступны функции поднятия руки, гостевого доступа и интеграции с календарями «Яндекса», Google и Microsoft.
После встречи организатор сможет пересмотреть запись. Если тариф поддерживает расшифровку и ИИ-резюме, после созвона в личном кабинете появятся текст встречи и её краткие итоги.
Кроме того, к МТС Линк Встречам можно подключить МТС Линк Формы. На платных тарифах эта интеграция помогает проводить опросы и тесты во время созвона, показывать участникам результаты и проверять ответы на открытые вопросы с помощью ИИ-ассистента.
МТС Линк Встречи в едином рабочем окне с МТС Линк Чатами
Таск-трекер
Таск-трекер помогает повысить качество коммуникаций: сотрудники видят, какие задачи стоят перед командой, кто за них отвечает и к какому сроку нужно получить результат. Например, на канбан-доске можно разместить карточки задач и перемещать их по мере работы.
В МТС Линк Задачах сотрудники создают карточки, описывают работу, устанавливают сроки и назначают ответственных. При необходимости можно выдать гостевой доступ деловому партнёру.
Если команда использует сервис МТС Линк Задачи, в него можно перейти из меню Чатов. Так сотрудникам проще перейти от обсуждения к работе с задачами.
Пример заполнения карточки в МТС Линк Задачах
ИИ-ассистент
ИИ-ассистент помогает поддерживать эффективные коммуникации в команде: инструменты МТС Линк могут подготовить краткую сводку непрочитанных сообщений, выделить важные договорённости и задачи по итогам созвона. Сотрудник сможет узнать главное, не перечитывая всю переписку. Доступность функций зависит от тарифа и настроек сервиса.
ИИ-помощник подготовил краткое резюме встречи и предлагает пользователю конкретные задачи
Облачное хранилище и онлайн-редактор документов
Команды используют в работе документы, презентации и отчёты. В них сотрудники оставляют комментарии, предлагают изменения и обсуждают спорные вопросы.
Документы и Диск от МТС Линк
МТС Линк Документы и Диск позволяют команде создавать, редактировать и хранить рабочие файлы в одном месте. Сотрудники могут вместе работать над документами, таблицами и презентациями.
Доступ к файлам зависит от выданных прав. Например, одним сотрудникам можно разрешить редактировать документ, а другим — только просматривать его.
Виртуальные доски
Виртуальные доски помогают наладить совместную работу и поддерживать правильные коммуникации в команде. Например, в МТС Линк Досках сотрудники могут собирать идеи на стикерах, рисовать схемы, добавлять изображения и вместе обсуждать план проекта. Чтобы коллеги могли вносить изменения, пригласите их на доску и предоставьте доступ к редактированию.
Команда может создать доску с нуля или воспользоваться готовым шаблоном. Например, «Ежедневное планирование» — для распределения задач на день, «Метод Диснея» — чтобы взглянуть на сложную ситуацию с разных сторон или «Покер планирование» — чтобы оценивать трудоёмкость задач.
На досках также можно обсуждать правки и создавать интеллект-карты. На тарифе Pro доступен ИИ-помощник для работы с информацией на доске.
Шаблон «Ежедневное планирование» в МТС Линк Досках
Задайте чёткие правила общения
Роман Дорошенко советует заранее закрепить правила коммуникаций. Он выделяет две группы правил, без которых остальные не работают: правила принятия решений и допустимого поведения.
Правила принятия решений
Большая часть переделок и затяжных обсуждений происходит не потому, что люди плохо общаются, а потому, что непонятно, как принимаются решения. Поэтому ещё до начала проекта команда должна договориться о нескольких вещах:
Кто принимает решение. Заранее определите, у кого есть право принимать окончательное решение в каждом типе вопросов: у одного человека или группы участников.
Как принимается решение. Для разных вопросов подходят разные способы: руководитель может принять решение самостоятельно, обсудить его с коллегами или договориться с участниками о варианте, который устроит всех. Важно заранее определить, какой способ использовать в каждом случае.
Как определять сроки принятия решений. Например, решения, которые легко отменить, команда может принимать быстро, без долгих согласований. Если отменить решение сложно, стоит привлечь больше участников, чтобы учесть разные мнения и риски. Это помогает избежать ситуации, когда мелочи согласуются неделями.
Как фиксируется решение. Достаточно короткой записи: что решили, кто принял решение, почему и какие альтернативы отвергли. Это позволяет сохранять историю и не возвращаться к уже рассмотренным вариантам просто потому, что о них забыли.
Когда решение можно пересмотреть. Например, основанием может стать новая существенная информация, но не отсутствие кого-то из участников на встрече или изменение чьего-то мнения.
Что делать, если договориться не удалось. Если участники не пришли к решению за определённое время, команда должна действовать по заранее согласованному порядку. Иначе вопрос так и останется без ответа.
Правила допустимого поведения
По словам эксперта, главная ошибка — формулировки вида «уважаем друг друга», «открыто коммуницируем», «берём ответственность». Их невозможно проверить, а значит, по ним невозможно дать конкретную обратную связь. Любой разговор превращается в обмен субъективными оценками: «Мне кажется, ты недостаточно вовлечён» или «А мне так не кажется».
«Договорённости стоит формулировать на уровне наблюдаемого поведения и дополнять примерами, чтобы было понятно, соблюдается правило или нет», — рассказывает Роман Дорошенко.
Так участники команды смогут обсуждать конкретные поступки, а не оценивать друг друга.
Например, руководитель может дать сотруднику такую обратную связь: «Во вторник на обсуждении архитектуры ты не высказал возражений, а в среду написал команде, что решение ошибочное. У нас есть договорённость спорить до принятия решения. Из-за этого два участника остановили работу и ждали, будет ли решение пересмотрено».
Здесь руководитель не оценивает характер или отношение сотрудника к работе. Он указывает на конкретное действие, напоминает о договорённости и объясняет последствия: двое коллег остановили работу, потому что не знали, остаётся ли решение в силе.
Составьте расписание онлайн-встреч и поделитесь планами
Регулярные встречи для синхронизации помогают команде не терять фокус и вовремя замечать проблемы. Определите, какие встречи нужны проекту, кто должен в них участвовать и какие вопросы обсуждать. Зафиксируйте расписание в плане коммуникаций в проектных командах, чтобы коллеги могли заранее планировать время и готовиться.
После составления плана откройте к нему доступ всей команде. Укажите, кто за что отвечает, где искать документы и как согласовывать решения. Так сотрудники смогут вернуться к плану при необходимости.
Когда правила общения, зоны ответственности и принятые решения собраны в одном месте, сотрудникам проще находить нужную информацию и переходить к выполнению задач без дополнительных уточнений.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту