Как организовать партнёрскую онлайн-конференцию в период карантина?

07 окт 2024

5 мин

Евгения Карпухина

Как организовать партнёрскую онлайн-конференцию в период карантина?

5 советов от онлайн-сервиса «Битрикс24»

Что нужно людям в период кризиса, карантина и постоянно нарастающего стресса? В первую очередь, поддержка и ощущение, что они не одни.

В ситуации с партнёрами и клиентами это правило работает так же. Поэтому сейчас многие крупные компании и бренды особое внимание уделяют коммуникациям и поддерживающим онлайн-активностям.

3 апреля 2020 года компания «1С-Битрикс» провела ежегодную партнёрскую конференцию для партнёров и клиентов в онлайн-формате. Технической реализацией проекта занималась компания COMDI.

Мы попросили Татьяну Крупскую, event-директора «Битрикс24», поделиться своими впечатлениями и выделить 5 главных советов по организации корпоративных онлайн-мероприятий в период карантина.

Must read для event-специалистов в 2020 году. Поехали!

«Битрикс24» — крупная компания вендор, которая реализует продажи, в первую очередь, через партнёров. Поэтому регулярная и активная коммуникация с ними всегда была важна для нас.

Ежегодно мы проводим конференцию, на которой представляем обновления продукта всем заинтересованным пользователям и отдельной частью организуем партнёрскую конференцию.

Обычно мероприятие проходит в офлайне с частичным подключением трансляций, но в этом году онлайн стал единственной альтернативой отмене.

За время подготовки я поняла главное — всем, кто делает или хочет делать онлайн-мероприятие на карантине, нужно иметь несколько запасных планов и быть готовыми к резким стрессовым изменениям.

Совет №1: готовьте не 1, не 2, не 3, а 5 запасных планов действий.

Наша задача была непростой. Чтобы решить её, нужно было перевозить команду COMDI из Москвы в Калининград, где находится главный офис компании. На месте искать подходящую площадку, организовывать проживание и максимально безопасные условия работы. Параллельно со всем этим готовить студию в Москве для одного московского спикера.

План резко менялся 3 раза. Из-за возможного закрытия границ смещались даты перелётов, из-за карантина отваливались площадки. Мы работали в постоянном напряжении от непонимания того, что будет завтра.

Но цель оправдывает средства. Для нас было важно не сломаться и реализовать задуманное. Плюс очень помогла поддержка и готовность подстраиваться под изменения со стороны команды COMDI.

Совет №2: не пытайтесь перенести в онлайн всё, сосредоточьтесь на главном.

Обычно в офлайн-формате мы делаем достаточно масштабное мероприятие с 4 или 5 параллельными потоками и большим количеством залов. Но для онлайна мы максимально сократили программу.

Не потому, что не могли адаптировать что-то, а потому, что не хотели грузить аудиторию.

Нашей целью было поддержать и донести главную мысль: несмотря на кризис и карантин, мы на одной волне с вами.

Автор

Всё, что не вошло в мероприятие, распределили по дальнейшим тематическим вебинарам.

В итоге структура мероприятия включала в себя:

Трансляцию обновлений продукта «Битрикс24» для партнёров и клиентов с площадки в Калининграде;
Выступления основных сотрудников компании с обращениями к партнёрам так же из Калининграда;
Телемост со спикером из студии в Москве.

Целостность мероприятию придавал ведущий. Он находился на главной площадке в Калининграде, связывал между собой все этапы и общался с удалённым спикером.

Зрители были вовлечены и максимально лояльны. Они активно задавали вопросы спикерам в чат, участвовали в голосованиях и других активностях. В итоге в мероприятии участвовали десятки тысяч зрителей. Я считаю, что это отличный результат для первого опыта полностью виртуального мероприятия.

Для любого мероприятия лучшее мерило — это зрители и их активность. Онлайн-формат партнёрской конференции «1С-Битрикс» собрал даже больше зрителей, чем офлайн-мероприятия до этого. Такая вовлечённость говорит о том, что мы вместе с командой «1С-Битрикс» успешно адаптировали их ежегодное мероприятие под новый формат.

Автор

Андрей Рябой

Совет №3: будьте бесстрашны и ищите бесстрашных подрядчиков.

Готовить такое онлайн-мероприятие впервые и в таких стрессовых условиях страшно, от волнения никуда не деться. Главное не терять веру в то, что это вообще реально.

Для этого нужно: а) активировать для себя установку не опускать руки ни при каких условиях; б) верить в свою команду; в) найти компетентных и таких же бесстрашных подрядчиков; с) работать сплочённо.

Особенно важно заручиться поддержкой подрядчика.
Команда COMDI в этом плане ни разу не заставила меня усомниться в успехе. Для них не существовало границ, они были готовы справиться с любой задачей и подстроиться под любые условия.

Кстати, будучи руководителем всего проекта, я управляла подготовкой полностью удалённо, находясь в другой стране. Репетиции через видеосвязь, общение по телефону и в чатах. И это нисколько не помешало процессу. Даже наоборот, такой формат позволяет организатору максимально сфокусироваться на главном и не отвлекаться.

Совет №4: используйте другие инструменты онлайн-поддержки.

Не забывайте о том, что помимо самой онлайн-конференции можно использовать другие онлайн-инструменты для поддержки и коммуникации.

У нас был телеграм-канал для информирования и голосований, тематические стикеры, конструктор открыток, которые можно подписать и отправить клиенту. Все эти небольшие, но важные и приятные детали в совокупе с мероприятием создали очень тёплую и мотивирующую атмосферу.

А главной фишкой события стало открытие закулисья для участников. В конце мероприятия мы развернули камеру и показали всё, что было за кадром: команду, огромное количество аппаратуры, маски и антисептики.

Это оживило наш онлайн, сделало зрителей полноценными участниками и свидетелями. Я считаю, что многим виртуальным мероприятиям не хватает именно этого — бэкстейджа.

А ещё мы подготовили репортажный видеоролик о подготовке к конференции. И он получился настолько эмоциональным и трогательным, что изначальные негативные условия события забываются. Остаётся именно та мысль, которую мы хотели сказать: мы с вами на одной волне, несмотря ни на что.

Совет №5: изучайте вопрос онлайн-коммуникаций, перенимайте зарубежный опыт.

Я вижу большой смысл находить и внедрять новые фишки в онлайн-события, потому что чувствую, как мы отстаём от уровня виртуальных мероприятий запада.

Нужно изучать вопрос интерактива, добавлять больше «трушности», бэкстейджа, эмоций и wow-эффектов. Вдохновение иногда можно найти в неожиданных отвлечённых онлайн-форматах: например, в игровых стримах.

Уметь делать все в онлайне — уже не привилегия, а основная опция бизнеса. Адаптироваться нужно сейчас или никогда.

07 окт 2024

5 мин